إذا كنت تعمل في مهنة تستخدم أيًا من تلك العناصر، فأنت بحاجة إلى دليل سلامة. ستحتاج أيضًا إلى دليل إذا كان على موظفيك تقديم الإسعافات الأولية أو CPR للآخرين أو ممارسة إجراءات السلامة مثل تدريبات الإخلاء أو الحرائق. سيساعدك دليل السلامة الجيد في التأكد من أن الإدارة والموظفين على نفس الصفحة بشأن من هو المسؤول عن ماذا وكيفية التأكد من أن عملك يبقى آمنًا. قد يبدو كتابة واحدًا أمرًا معقدًا بعض الشيء في البداية، ولكن مع التخطيط الدقيق، يمكنك جعل دليل السلامة الخاص بك فعالًا حقًا.
المحتوى
1 قم بإعداد قائمة بجميع الأدوات والمواد والمسؤوليات لخطة السلامة. سيساعدك ذلك في تحديد ما تحتاج إلى تضمينه في دليلك وأيضًا يساعدك في التأكد من أنك لا تنسى أي شيء حاسم. اعتمادًا على طبيعة عملك، قد تحتاج إلى إنتاج سلسلة من الأدلة، يركز كل منها على مجال معين.
- على سبيل المثال، إذا كان لديك شركة تستخدم الكثير من المواد الكيميائية، فستحتاج إلى أقسام حول التخزين، والتعامل، والنقل.
- إذا كانت شركتك تعمل في التصنيع، فقد تحتاج إلى أقسام حول الآلات الثقيلة، والأدوات اليدوية، ونظارات السلامة، وعناصر أخرى.
- قم بتجنيد رؤساء كل قسم لمساعدتك في تجميع هذه القوائم.
2 ابحث عن المعايير الشائعة في صناعتك. تنتج منظمات مثل المنظمة الدولية للتوحيد القياسي (ISO) معايير لمجالات مثل إدارة المخاطر وإدارة سلامة الغذاء. توفر هذه المعايير نقطة انطلاق لدليل السلامة الخاص بالشركة في هذه المجالات. يمكنك العثور عليها عبر الإنترنت أو من خلال الاتصال بهذه المنظمات.
- تقدم ISO والمنظمات المماثلة أدلة مفيدة حول المعايير للإنتاج، وسلامة الغذاء، والعديد من مجالات التخصص الأخرى.
3 تحقق من إرشادات مدينتك وولايتك للتأكد من الامتثال. قد تتطلب المنظمات الحكومية مثل إدارة السلامة والصحة المهنية (OSHA) أدلة سلامة لممارسات وإجراءات معينة وقد تحدد أيضًا ما يجب أن يغطيه الدليل كحد أدنى. اتصل بمجلس المدينة المحلي للاستفسار عن هذه الإرشادات واطلب نسخة.
- قد يؤدي عدم الامتثال لهذه اللوائح، ناهيك عن عدم وجود دليل حيثما كان مطلوبًا، إلى تعرض الشركات لدعاوى قضائية وفي بعض الحالات، اتهامات جنائية.
4 قم بتضمين قسم حول سلامة المواد الكيميائية إذا كانت شركتك تستخدمها. من المهم حقًا أن تستخدم المواد الكيميائية تمامًا كما هو مقصود. تأكد من أن دليلك يتضمن تعليمات حول التخزين، والاستخدام، والتعامل، والنقل. يمكنك تضمين أقسام منفصلة حول كل من هذه المواضيع.
- إذا كنت تعمل في مختبر علمي، فستحتاج إلى التأكد من أن جميع المواد الكيميائية الخاصة بك معلمة بشكل صحيح ومحتفظ بها في درجات الحرارة الصحيحة، على سبيل المثال. يجب أن يغطي دليلك جميع تلك البروتوكولات.
- قم أيضًا بتغطية المعلومات حول كيفية نقل المواد الكيميائية إلى أجزاء مختلفة من مبناك وإلى مبانٍ مختلفة، إذا كان ذلك مناسبًا.
5 قم بتضمين معلومات حول سلامة الغذاء إذا كان ذلك ينطبق على عملك. تحتاج الشركات التي تصنع أو تقدم الطعام بالتأكيد إلى أدلة سلامة شاملة جدًا. تأكد من أن دليلك يحتوي على أقسام حول كيفية تحضير الطعام، وكيفية تخزينه، وكيفية التعامل معه.
- قم بتضمين جداول مهمة حول إرشادات درجات الحرارة وتواريخ انتهاء الصلاحية.
- يجب عليك أيضًا تضمين معلومات السلامة حول استخدام المعدات الاحترافية مثل الخلاطات والمواقد.
6 اكتب فصلًا عن إجراءات التشغيل القياسية بغض النظر عن عملك. بغض النظر عن نوع العمل الذي تديره، من الجيد أن تخبر موظفيك بما يجب عليهم فعله لضمان سلامتهم. يمكنك كتابة دليل سلامة يتضمن نصائح عامة للسلامة ويشرح بوضوح ما يجب القيام به في حالة الطوارئ. ضع في اعتبارك تضمين أقسام حول أحداث مثل:
- حريق
- كارثة طبيعية
- مطلق نار نشط
- تسرب غاز
- انقطاع التيار الكهربائي
7 حدد من هو المسؤول عن كل خطوة في خطة السلامة. جزء مهم من الدليل هو تحديد من يحتاج إلى القيام بما. لكل خطوة تتضمنها، تأكد من تحديد من هو المسؤول. عند التخطيط والبحث عن الدليل، قرر من هو أفضل شخص للتعامل مع كل وظيفة.
- على سبيل المثال، إذا كنت تكتب قسمًا حول التأكد من أن المواد الكيميائية محفوظة في درجة الحرارة المناسبة، تأكد من الإشارة إلى أن هذه هي مهمة المشرف المناوب للتحقق من ذلك كل ساعة.
8 اشرك الإدارة في المساهمة في محتوى الدليل. بينما قد يتم التعاقد مع كاتب تقني ذو خبرة في كتابة أدلة السلامة للقيام بالكتابة الفعلية، سيكون من الأفضل أن تشارك الإدارة والموظفون في اعتماد الدليل. شجع الناس على مشاركة أفكارهم حول جوانب السلامة التي تحتاج إلى تغطية. اطلب من المديرين تقديم اقتراحات لأقسام مختلفة من الدليل وكيفية تنظيمه.
- يمكنك عقد اجتماع لجمع الملاحظات، أو إرسال بريد إلكتروني، أو حتى إعداد استبيان مجهول ليتمكن الناس من تقديم ردودهم.
- اطلب ملاحظات من الموظفين حول ما يحتاجون إلى إرشادات بشأنه. لا تشعر أنك بحاجة إلى قبول نصيحة من الجميع، ولكن لن يضر فتح هذا المجال لجميع موظفيك. حاول إعطاء الجميع فرصة للمشاركة في استبيان حول نوع المعلومات التي ستكون الأكثر فائدة في الدليل.
التنسيق
1 قم بتضمين جدول محتويات في البداية. هذا مهم بغض النظر عن نوع العمل الذي تديره. يمكن للموظفين التحقق هنا للعثور بسهولة على ما يبحثون عنه. تأكد من أن تكون عناوين الأقسام واضحة، وموجزة، وتحتوي على أرقام الصفحات. يمكنك تضمين أقسام مثل:
- سلامة المختبر
- معدات الحماية الشخصية للموظفين
- إجراءات التشغيل
- بروتوكولات التنظيف
- إجراءات الطوارئ
- حفظ السجلات
2 قم بتضمين قوالب للمستندات المستخدمة بشكل شائع لسهولة الوصول. من المحتمل أن يتطلب عملك من الموظفين الاحتفاظ بالكثير من السجلات، مثل سجلات النقل والسلامة. يمكنك الاحتفاظ بقوالب لهذه النماذج في الدليل حتى يعرف موظفوك دائمًا أين يجدونها. سيكون هذا مفيدًا بشكل خاص إذا كان لديهم وصول إلى نسخ إلكترونية من الدليل.
- يمكنك تضمين ملحق في دليل السلامة يتضمن مستندات مثل سجلات الإمدادات، وجداول التنظيف، وجداول الإصلاح.
- يمكنك تحديث هذه المستندات سنويًا، أو حسب الحاجة.
3 قم بعمل نسخ إلكترونية وورقية يتم تحديثها سنويًا. من الجيد الاحتفاظ بكلا التنسيقين حتى يتمكن الموظفون من الوصول بسهولة إلى الدليل. احتفظ بنسخ ورقية في جميع أنحاء عملك، خاصة في المناطق التي قد تكون مفيدة فيها. تعتبر المناطق التي يتم تخزين الأدوات والمواد الكيميائية فيها أماكن جيدة للاحتفاظ بدليل مرئي. احتفظ بنسخة إلكترونية من الدليل على موقع شركتك حتى يتمكن جميع الموظفين من الوصول إليها في أي وقت.
- تتغير المعايير والإرشادات، لذا تأكد من مراجعة وتحديث دليلك كل عام. بهذه الطريقة ستضمن أنه فعال وذو صلة. قد لا تحتاج إلى تغيير أي شيء، ولكن من الجيد مراجعة الدليل للتأكد من أن كل شيء محدث.
- يمكن أن تشمل عملية التحديث إجراء تدقيقات منتظمة للسلامة، وطلب ملاحظات من الموظفين، والبقاء على اطلاع بأفضل الممارسات واللوائح في صناعتك.
4 استخدم لغة سهلة الفهم. بينما قد يقوم المنظمون الخارجيون بفحص الدليل للتأكد من تغطيته لجميع اللوائح المناسبة، إلا أنهم لن يقرؤوه يوميًا كما قد يحتاج موظفوك. يجب أن يكون الدليل مكتوبًا بطريقة يمكنهم فهمها واتباعها بسهولة. أثناء الكتابة، ضع في اعتبارك ما يلي:
- استخدم جمل قصيرة وفقرات قصيرة بكلمات بسيطة.
- اكتب بصيغة الفعل النشط.
5 تجنب المصطلحات الفنية حتى يكون الدليل متاحًا لجميع الموظفين. حاول ألا تستخدم مصطلحات معقدة لن يفهمها سوى الخبراء. من المقبول استخدام أي مصطلحات تقنية ضرورية بشكل صحيح، فقط تأكد من إعطائها سياقًا، وتقديم تعريفات بسيطة وواضحة بخلاف ذلك.
- اشرح الاختصارات. يمكنك إما أن يكون لديك قسم تمهيدي يسرد جميع الاختصارات مع تعريفاتها أو تقديمها في النص مع المصطلح الكامل متبوعًا باختصاره بين قوسين واستخدام الاختصار بعد ذلك.
- اشرح الرموز. كما هو الحال مع الاختصارات، يمكنك أن يكون لديك قسم تمهيدي أو تشرح الرموز كما تظهر في جميع أنحاء الدليل.
6 قم بتنسيق الدليل ليكون سهل القراءة والفهم. يجب أن يساعد التنسيق القارئ على التركيز على المفاهيم الأكثر أهمية ويجب أن يكون متسقًا في جميع أنحاء الدليل. سيسهل ذلك فهم المعلومات المهمة للسلامة وسيسمح للقارئ بالعثور بسهولة على ما يبحث عنه. حاول أن تضع في اعتبارك ما يلي:
- استخدم العناوين والعناوين الفرعية لتقديم المواضيع، وتحديد الموضوعات الفرعية، وتجميع كتل النص.
- ضع الرسوم التوضيحية والنص الذي يتعلق بها في نفس الصفحة عند الإمكان.
7 استخدم نمط خط وحجم نقطة سهل القراءة. بالنسبة لنص الجسم المطبوع، فإن حجم 10 إلى 12 نقطة هو الأفضل، مع حجم نقطة أكبر قليلاً للعناوين. يمكن أن تكون العناوين الفرعية بنفس حجم نص الجسم ولكن يتم تمييزها بخط عريض، أو مائل، أو كليهما.
- استخدم نصًا أسود على ورق أبيض للحصول على أفضل تباين بين النص والخلفية. قد تكون صناديق النص المظللة مناسبة للاستخدام في الملاحظات الجانبية طالما لا يزال هناك تباين كافٍ بين النص والخلفية.