لكتابة رسالة إلى السيناتور الخاص بك، يجب أن تجد عنوانه وأن تقضي بعض الوقت في التفكير فيما تريد قوله. تذكر أن تحافظ على رسالتك مختصرة قدر الإمكان وأن تتحقق من القواعد النحوية والإملائية. على الرغم من أنك قد تنوي إرسال رسالتك عبر البريد، إلا أنه قد يستغرق شهرًا حتى تصل إلى وجهتها بهذه الطريقة. بدلاً من ذلك، فكر في إرسالها عبر الفاكس أو من خلال نموذج "التعليقات" على موقع السيناتور.
تخطيط رسالتك
1 حدد سبب كتابتك إلى السيناتور الخاص بك. هناك العديد من الأسباب التي قد تجعلك تتواصل مع السيناتور الخاص بك. ومع ذلك، يكتب معظم الناس لأنهم يريدون مشاركة رأيهم في شيء ما. على سبيل المثال، يكتب العديد من الناخبين لممثليهم للأسباب التالية:
- تريد منهم التصويت بنعم أو لا على مشروع قانون قيد النظر في مجلس الشيوخ.
- تريد منهم تقديم مشروع قانون أو عقد جلسات استماع حول موضوع ما.
- تريد منهم الموافقة أو التصويت ضد تعيينات الرئيس للمحكمة العليا أو الحكومة.
2 قم ببعض البحث. ستبدو موثوقًا إذا كنت تستطيع التحدث بثقة ودقة حول قضية ما. إذا كان ذلك ممكنًا، يجب أن تجد حقائق أو إحصائيات يمكنك الاستشهاد بها في الرسالة. تذكر أن تكتب مصادر معلوماتك، لأنك ستحتاج إلى إدراجها في الرسالة. يجب أن تعرف أيضًا اسم ورقم مشروع القانون الذي تكتب عنه.
- مكان جيد للبدء في البحث هو القيام ببحث أساسي على الإنترنت. اقضِ ساعة أو نحو ذلك للحصول على فكرة عامة عن القضية.
- إذا كنت بحاجة إلى مساعدة، يمكنك زيارة مكتبتك المحلية وطلب المساعدة من أمين المكتبة.
- ليست جميع المصادر متساوية. تريد استخدام مصادر غير متحيزة، مثل التقارير الحكومية. تعتبر مواقع الجامعات مصدرًا جيدًا آخر للمعلومات الموثوقة.
3 ابحث عن عنوان السيناتور الخاص بك. قم بزيارة هذا الموقع: https://www.senate.gov/senators/senators-contact.htm. يجب أن تكون قادرًا على العثور على اسم السيناتور الخاص بك هناك. انقر على اسمه للحصول على معلومات الاتصال الخاصة به. ستنتقل إلى موقعه، الذي يجب أن يحتوي على هذه المعلومات.
- إذا كنت لا تعرف اسمه، ابحث عن ولايتك أولاً، ثم اختر الاسم الذي يظهر.
صياغة رسالتك
1 قم بتنسيق مستندك باستخدام أسلوب الفقرات الكتلية. سيبدو أكثر احترافية. اكتب الرسالة كما تفعل عادة، لكن لا تقم بإدخال الفقرات الجديدة. بدلاً من ذلك، أضف سطرًا فارغًا بين كل فقرة. اضبط حجم الخط على 12 نقطة.
- اضبط الخط على شيء قابل للقراءة، مثل Times New Roman أو Arial.
2 أدخل التاريخ. يجب أن تضع التاريخ في الزاوية العلوية اليسرى. اكتب الشهر بالكامل، مثل "12 يناير 2017."
3 أضف عنوان السيناتور الخاص بك. انتقل لأسفل سطرين وأدخل اسم وعنوان السيناتور الخاص بك. يجب أن تكتب الاسم الكامل للسيناتور في كتلة العنوان. على سبيل المثال، "المحترمة سوزان كولينز."
- يمكنك إضافة عنوان بارز بعد العنوان. يجب أن يكون مركزيًا بين الهوامش اليسرى واليمنى. على سبيل المثال، يمكنك كتابة "إعادة: ترشيح نيل غورسوش للمحكمة العليا."
4 اكتب تحيتك. انتقل لأسفل سطرين آخرين وأدخل تحيتك: "عزيزي السيناتور" هو المعتاد. يمكنك أيضًا كتابة "عزيزي السيناتور كولينز." ضع نقطتين بعد الاسم.
5 اشرح لماذا تكتب. في الفقرة الأولى، اذكر بوضوح لماذا تكتب إلى السيناتور الخاص بك. يمكنك أيضًا تقديم نفسك، خاصة إذا كانت وظيفتك مرتبطة بسبب كتابتك.
- على سبيل المثال، يمكنك كتابة: "أكتب لأحثك على التصويت ضد القاضي نيل غورسوش، الذي هو مرشح الرئيس ترامب للمحكمة العليا. لا أعتقد أنه يحترم الدور الذي تلعبه قضائنا في حماية الحريات المدنية."
- بدلاً من ذلك، يمكنك كتابة: "أنا محامٍ في جنوب مين. أكتب لتشجيعك على دعم القاضي نيل غورسوش للمحكمة العليا. كوني محاميًا ممارسًا، كان لي شرف لقاء القاضي غورسوش في مؤتمر ABA قبل بضع سنوات وقد تأثرت على الفور بنزاهته وذكائه."
6 ادعم رأيك. عادةً، ستكتب رسالة لطلب من السيناتور التصويت بطريقة معينة. في الفقرة الثانية، اشرح لماذا. تذكر أن تحافظ على نبرة احترافية وتجنب الألفاظ النابية أو إظهار الغضب. اذكر التفاصيل، إذا كان ذلك ممكنًا.
- على سبيل المثال، يمكنك كتابة: "أعتقد أن القاضي غورسوش هو الخيار الخاطئ للمحكمة العليا. كلما قرأت عنه، زادت قلقي من أنه سيقوم بإلغاء السوابق الطويلة الأمد في المحكمة العليا."
- تجنب الاعتماد على الحجج المقدمة في رسالة نموذجية. على سبيل المثال، إذا كنت تنتمي إلى مجموعة ترسل لك رسالة تخبرك بما يجب قوله، قم بعمل حجتك الخاصة بدلاً من ذلك.
- يمكنك استخدام أكثر من فقرة واحدة لتقديم حجتك، إذا لزم الأمر. ومع ذلك، حاول أن تبقي رسالتك في صفحة واحدة.
7 أضف تفاصيل شخصية. فكرة جيدة أخرى هي أن تشرح كيف ستؤثر القضية عليك شخصيًا. على سبيل المثال، إذا كان مجلس الشيوخ ينظر في مشروع قانون زراعي، يمكنك أن تشرح كيف أن عدم تمرير المشروع سيؤثر على مزرعتك العائلية.
- لا تحتاج إلى قصة مؤلمة. بدلاً من ذلك، تحتاج إلى بعض التفاصيل الشخصية التي تجعل السيناتور يعرف كيف سيكون لصوته عواقب حقيقية في العالم.
8 اشكر السيناتور على وقته. في الفقرة الأخيرة، تريد أن تشكرهم على قراءة رسالتك والنظر في وجهة نظرك. كما يجب أن تكرر أن القضية مهمة بالنسبة لك. قد تكون اللغة النموذجية كالتالي:
- “شكرًا لك على الاستماع إلى وجهة نظري بشأن ترشيح غورسوش. المحكمة العليا هي مؤسسة حيوية، وآمل أن تصوت ضد ترشيحه للحفاظ على استقلالية السلطة القضائية.”
9 أضف كتلة التوقيع. يجب أن تكتب "مع خالص التحية"، ثم تترك أربعة أسطر من المساحة الفارغة. ستضع اسمك، عنوانك، رقم هاتفك، وعنوان بريدك الإلكتروني في كتلة.
- تذكر أن توقع في المساحة الفارغة باستخدام قلم حبر داكن.
تحرير وإرسال رسالتك
1 راجع رسالتك. ضع رسالتك جانبًا ليوم أو نحو ذلك وانظر إليها بعين جديدة. هل رسالتك منطقية؟ هل قلت شيئًا بطريقة غير واضحة؟ إذا كان الأمر كذلك، قم بتعديل جملك وفقراتك لتكون أكثر وضوحًا.
- قم أيضًا بمراجعة الرسالة لجعلها مختصرة قدر الإمكان. الناس مشغولون جدًا. قد تتمكن من دمج الجمل أو الفقرات. احذف أي كلمات غير ضرورية.
2 حرر الرسالة. الأخطاء الإملائية، الكلمات المفقودة، والأخطاء الأخرى ستقلل من مصداقيتك. اقرأ الرسالة للعثور على هذه الأخطاء قبل الإرسال. يمكنك تحرير رسالتك من خلال القيام بما يلي:
- اطلب من شخص آخر قراءة الرسالة للعثور على الأخطاء.
- اقرأ الرسالة من النهاية. ابدأ بالجملة الأخيرة. اقرأها، ثم انتقل إلى الجملة التي قبلها. بهذه الطريقة، ستركز بعناية على كل جملة وتجد أي أخطاء.
- اقرأ الرسالة بصوت عالٍ. تميل أعيننا إلى تصحيح الأخطاء عندما نقرأ بصمت لأنفسنا. من خلال القراءة بصوت عالٍ، قد تتعثر في خطأ.
3 أرسل الرسالة إذا لم تمانع في تأخير التسليم. بسبب حجم الرسائل التي يتلقاها مجلس الشيوخ الأمريكي وزيادة مخاوف الأمن، يستغرق الأمر حوالي شهر حتى تصل رسالة إلى مكتب السيناتور عبر البريد الأمريكي. إذا لم يكن من الضروري أن يتم استلام رسالتك في أقرب وقت ممكن (على سبيل المثال، لأنها تتعلق بإعادة التفاوض على معاهدة لن تحدث لعدة أشهر)، يمكنك إرسالها عبر البريد العادي.
- إذا كنت ترغب، يمكنك بدلاً من ذلك إرسالها عبر البريد المسجل مع طلب إيصال. سيكون الإيصال بمثابة دليل على أنها تم تسليمها.
- إذا كنت ترغب في إرسال رسالة إلى أحد أو كلا السيناتورين من أريزونا، ستستخدم العناوين التالية: السيناتور كريستين سينيما، 317 مبنى مكتب مجلس الشيوخ هارت، واشنطن، العاصمة 20510؛ السيناتور مارك كيلي، 516 مبنى مكتب مجلس الشيوخ هارت، واشنطن، العاصمة 20510.
4 أرسل رسالتك عبر الفاكس لتسليم أسرع. سيصل الفاكس إلى مكتب السيناتور الخاص بك بسرعة أكبر بكثير من الرسالة المرسلة، وقد يبدو أيضًا أكثر أهمية من إرسال التعليقات عبر موقع السيناتور. ابحث عن رقم الفاكس في صفحة الاتصال الخاصة بالسيناتور، وتأكد من تضمين ورقة تغطية.
- على سبيل المثال، أرقام الفاكس لسيناتور أريزونا هي (202) 224-4521 للسيناتور كريستين سينيما، و(202) 224-2235 للسيناتور مارك كيلي.
5 قدّم التعليقات عبر نموذج الويب بدلاً من البريد الإلكتروني العادي. عادةً لا توفر السيناتورات عناوين بريد إلكتروني لتعليقات الناخبين. بدلاً من ذلك، توفر مواقعهم نماذج ويب لتملأها بمعلومات الاتصال الخاصة بك، الموضوع (غالبًا من قائمة منسدلة)، والتعليقات. إذا كنت قد كتبت رسالة بالفعل، انسخ نصها والصقه في كتلة "التعليقات" على نموذج الويب.
- تقوم السيناتورات بإنشاء وتشغيل مواقعها الخاصة. ومع ذلك، بشكل عام، سيُطلب منك تقديم اسمك، عنوانك، عنوان بريدك الإلكتروني، رقم هاتفك، موضوع تعليقاتك، ثم تعليقاتك.
- على سبيل المثال، ستقدم تعليقاتك إلى السيناتور كريستين سينيما في https://www.sinema.senate.gov/contact-kyrsten.
- بدلاً من ذلك، ستقدم تعليقاتك إلى السيناتور مارك كيلي في https://www.kelly.senate.gov/contact/contact-form/.
6 اقرأ ردك. غالبًا، لن تستجيب السيناتورات للرسائل. ومع ذلك، عندما يفعلن، يرسلن ردودًا موحدة. لا تأخذ الأمر بشكل شخصي.
- تحقق مما إذا كان السيناتور قد صوت بالطريقة التي كنت تريدها. إذا فعلوا، اشكرهم بإرسال تعليق سريع عبر صفحتهم. عادةً ما تتلقى السيناتورات الكثير من البريد السلبي، لذا سيقدرون الإيجابية.