Για να γράψετε στον Γερουσιαστή σας, θα πρέπει να βρείτε τη διεύθυνσή του και να αφιερώσετε λίγο χρόνο για να σκεφτείτε τι θέλετε να πείτε. Θυμηθείτε να κρατήσετε την επιστολή σας όσο το δυνατόν πιο σύντομη και να ελέγξετε τη γραμματική και την ορθογραφία. Αν και μπορεί να σκοπεύετε να στείλετε την επιστολή σας μέσω ταχυδρομείου, μπορεί να χρειαστεί ένας μήνας για να φτάσει στον προορισμό της με αυτόν τον τρόπο. Αντίθετα, σκεφτείτε να την στείλετε με φαξ ή μέσω της φόρμας "σχόλια" στην ιστοσελίδα του γερουσιαστή.

Σχεδιάζοντας την Επιστολή σας

1 Καθορίστε γιατί γράφετε στον Γερουσιαστή σας. Υπάρχουν πολλοί λόγοι για τους οποίους μπορεί να επικοινωνήσετε με τον Γερουσιαστή σας. Ωστόσο, οι περισσότεροι άνθρωποι γράφουν γιατί θέλουν να μοιραστούν τη γνώμη τους για κάτι. Για παράδειγμα, πολλοί πολίτες γράφουν στους εκπροσώπους τους για τους εξής λόγους:

• Θέλετε να ψηφίσουν ναι ή όχι σε ένα νομοσχέδιο που εξετάζεται στη Γερουσία.
• Θέλετε να εισάγουν ένα νομοσχέδιο ή να διεξάγουν ακροάσεις για ένα θέμα.
• Θέλετε να εγκρίνουν ή να ψηφίσουν κατά των διορισμένων του Προεδρικού Συμβουλίου ή της κυβέρνησης.

2 Κάντε κάποια έρευνα. Θα φαίνεστε αξιόπιστοι αν μπορείτε να μιλήσετε με αυτοπεποίθηση και ακρίβεια για ένα ζήτημα. Αν είναι δυνατόν, θα πρέπει να βρείτε γεγονότα ή στατιστικά στοιχεία που μπορείτε να αναφέρετε στην επιστολή. Θυμηθείτε να σημειώσετε τις πηγές σας, γιατί θα θέλετε να τις αναφέρετε στην επιστολή. Θα πρέπει επίσης να γνωρίζετε το όνομα και τον αριθμό του νομοσχεδίου για το οποίο γράφετε.

• Ένα καλό μέρος για να ξεκινήσετε την έρευνα είναι να κάνετε μια βασική αναζήτηση στο Διαδίκτυο. Αφιερώστε περίπου μία ώρα για να αποκτήσετε μια γενική αίσθηση του ζητήματος.
• Αν χρειάζεστε βοήθεια, μπορείτε να επισκεφθείτε τη τοπική σας βιβλιοθήκη και να ρωτήσετε έναν βιβλιοθηκονόμο.
• Όχι όλες οι πηγές είναι ίδιες. Θέλετε να χρησιμοποιήσετε αμερόληπτες πηγές, όπως κυβερνητικές εκθέσεις. Οι ιστοσελίδες πανεπιστημίων είναι μια άλλη καλή πηγή αξιόπιστης πληροφορίας.

3 Βρείτε τη διεύθυνση του Γερουσιαστή σας. Επισκεφθείτε αυτή την ιστοσελίδα: https://www.senate.gov/senators/senators-contact.htm. Θα πρέπει να μπορείτε να βρείτε το όνομα του Γερουσιαστή σας εκεί. Κάντε κλικ στο όνομά τους για να αποκτήσετε τα στοιχεία επικοινωνίας τους. Θα σας μεταφέρει στην ιστοσελίδα τους, η οποία θα πρέπει να περιέχει αυτές τις πληροφορίες.

• Αν δεν γνωρίζετε το όνομά τους, αναζητήστε πρώτα την πολιτεία σας και στη συνέχεια επιλέξτε το όνομα που εμφανίζεται.

Σύνταξη της Επιστολής σας

1 Διαμορφώστε το έγγραφό σας χρησιμοποιώντας παραγράφους τύπου block. Θα φαίνεται πιο επαγγελματικό. Γράψτε την επιστολή όπως συνήθως, αλλά μην κάνετε εσοχή στις νέες παραγράφους. Αντίθετα, προσθέστε μια κενή γραμμή μεταξύ κάθε παραγράφου. Ρυθμίστε τη γραμματοσειρά σε μέγεθος 12.

• Ρυθμίστε τη γραμματοσειρά σε κάτι ευανάγνωστο, όπως Times New Roman ή Arial.

2 Εισάγετε την ημερομηνία. Θα πρέπει να βάλετε την ημερομηνία στην επάνω αριστερή γωνία. Γράψτε τον μήνα, π.χ., “12 Ιανουαρίου 2017.”

3 Προσθέστε τη διεύθυνση του Γερουσιαστή σας. Μετακινηθείτε 2 γραμμές κάτω και εισάγετε το όνομα και τη διεύθυνση του Γερουσιαστή σας. Θα πρέπει να γράψετε το πλήρες όνομα του Γερουσιαστή σας στο μπλοκ διεύθυνσης. Για παράδειγμα, “Αξιότιμη Σούζαν Κόλινς.”

• Μπορείτε να προσθέσετε έναν έντονο τίτλο μετά τη διεύθυνση. Θα πρέπει να είναι κεντραρισμένος μεταξύ των αριστερών και δεξιών περιθωρίων. Για παράδειγμα, μπορείτε να γράψετε “Re: Υποψηφιότητα Νιλ Γκόρσουχ για το Ανώτατο Δικαστήριο.”

4 Πληκτρολογήστε τον χαιρετισμό σας. Μετακινηθείτε δύο ακόμη γραμμές κάτω και εισάγετε τον χαιρετισμό σας: “Αγαπητέ Γερουσιαστή” είναι το τυπικό. Μπορείτε επίσης να γράψετε “Αγαπητέ Γερουσιαστή Κόλινς.” Βάλτε έναν άνω τελεία μετά το όνομα.

5 Εξηγήστε γιατί γράφετε. Στην πρώτη παράγραφο, δηλώστε ρητά γιατί γράφετε στον Γερουσιαστή σας. Μπορείτε επίσης να συστηθείτε, ειδικά αν η δουλειά σας σχετίζεται με το γιατί γράφετε.

• Για παράδειγμα, μπορείτε να γράψετε: “Γράφω για να σας προτρέψω να ψηφίσετε κατά του δικαστή Νιλ Γκόρσουχ, ο οποίος είναι υποψήφιος του Προεδρικού Συμβουλίου για το Ανώτατο Δικαστήριο. Δεν πιστεύω ότι σέβεται τον ρόλο που παίζει η δικαστική μας εξουσία στην προστασία των πολιτικών ελευθεριών.”
• Εναλλακτικά, μπορείτε να γράψετε, “Είμαι δικηγόρος στη νότια Μέιν. Γράφω για να σας ενθαρρύνω να υποστηρίξετε τον δικαστή Νιλ Γκόρσουχ για το Ανώτατο Δικαστήριο. Ως ασκούμενος δικηγόρος, είχα την ευχαρίστηση να συναντήσω τον δικαστή Γκόρσουχ σε ένα συνέδριο της ABA πριν από μερικά χρόνια και εντυπωσιάστηκα αμέσως από την ακεραιότητα και την ευφυΐα του.”

6 Υποστηρίξτε τη γνώμη σας. Συνήθως, θα γράψετε μια επιστολή για να ζητήσετε από τον Γερουσιαστή σας να ψηφίσει με συγκεκριμένο τρόπο. Στη δεύτερη παράγραφο, εξηγήστε γιατί. Θυμηθείτε να διατηρήσετε επαγγελματικό τόνο και να αποφύγετε την προσβολή ή τις εκδηλώσεις θυμού. Αναφέρετε συγκεκριμένα στοιχεία, αν είναι δυνατόν.

• Για παράδειγμα, μπορείτε να γράψετε: “Πιστεύω ότι ο δικαστής Γκόρσουχ είναι η λάθος επιλογή για το Ανώτατο Δικαστήριο. Όσο περισσότερο διαβάζω για αυτόν, τόσο πιο ανήσυχος είμαι ότι θα ανατρέψει μακροχρόνιες προεδρικές αποφάσεις στο Ανώτατο Δικαστήριο.”
• Αποφύγετε να βασίζεστε σε επιχειρήματα που διατυπώνονται σε μια τυποποιημένη επιστολή. Για παράδειγμα, αν ανήκετε σε μια ομάδα που στέλνει μια επιστολή λέγοντας σας τι να πείτε, κάντε το δικό σας επιχείρημα αντί γι' αυτό.
• Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε περισσότερες από μία παραγράφους για να κάνετε το επιχείρημά σας, αν είναι απαραίτητο. Ωστόσο, προσπαθήστε να κρατήσετε την επιστολή σας σε μία σελίδα.

7 Προσθέστε προσωπικές λεπτομέρειες. Μια άλλη καλή ιδέα είναι να εξηγήσετε πώς το ζήτημα θα σας επηρεάσει προσωπικά. Για παράδειγμα, αν η Γερουσία εξετάζει ένα νομοσχέδιο για τη γεωργία, μπορείτε να εξηγήσετε πώς η μη ψήφος του νομοσχεδίου θα επηρεάσει την οικογενειακή σας φάρμα.

• Δεν χρειάζεστε μια θλιβερή ιστορία. Αντίθετα, χρειάζεστε μερικές προσωπικές λεπτομέρειες που θα ενημερώσουν τον Γερουσιαστή σας για το πώς η ψήφος τους θα έχει πραγματικές συνέπειες.

8 Ευχαριστήστε τον Γερουσιαστή σας για τον χρόνο του. Στην τελευταία παράγραφο, θέλετε να τους ευχαριστήσετε που διάβασαν την επιστολή σας και που εξέτασαν την άποψή σας. Επαναλάβετε επίσης ότι το ζήτημα είναι σημαντικό για εσάς. Ένα δείγμα γλώσσας μπορεί να είναι:

• “Σας ευχαριστώ που ακούσατε την άποψή μου σχετικά με την υποψηφιότητα Γκόρσουχ. Το Ανώτατο Δικαστήριο είναι ένα κρίσιμο ίδρυμα και ελπίζω να ψηφίσετε κατά της υποψηφιότητάς του για να διατηρήσετε την ανεξαρτησία της δικαστικής εξουσίας.”

9 Συμπεριλάβετε ένα μπλοκ υπογραφής. Θα πρέπει να πληκτρολογήσετε “Με εκτίμηση,” και στη συνέχεια να αφήσετε τέσσερις γραμμές κενής χώρου. Θα βάλετε το όνομά σας, τη διεύθυνση, τον αριθμό τηλεφώνου και τη διεύθυνση email σας σε ένα μπλοκ.

• Θυμηθείτε να υπογράψετε στο κενό χώρο χρησιμοποιώντας ένα στυλό με σκούρο μελάνι.

Επεξεργασία και Αποστολή της Επιστολής σας

1 Αναθεωρήστε την επιστολή σας. Αφήστε την επιστολή σας στην άκρη για μια μέρα ή δύο και κοιτάξτε την με φρέσκια ματιά. Έχει νόημα η επιστολή σας; Έχετε πει κάτι με ασαφή τρόπο; Αν ναι, διορθώστε τις προτάσεις και τις παραγράφους σας ώστε να είστε πιο σαφείς.

• Επίσης, αναθεωρήστε για να κάνετε την επιστολή όσο το δυνατόν πιο σύντομη. Οι άνθρωποι είναι πολύ απασχολημένοι. Μπορείτε να συνδυάσετε προτάσεις ή παραγράφους. Κόψτε οποιαδήποτε περιττά λόγια.

2 Επεξεργαστείτε την επιστολή. Λάθη, ελλείποντα λόγια και άλλες παραλείψεις θα μειώσουν την αξιοπιστία σας. Διαβάστε την επιστολή για να βρείτε αυτά τα λάθη πριν την αποστολή. Μπορείτε να επεξεργαστείτε την επιστολή σας κάνοντας τα εξής:

• Ρωτήστε κάποιον άλλο να διαβάσει την επιστολή για να βρει λάθη.
• Διαβάστε την επιστολή ανάποδα. Ξεκινήστε με την τελευταία πρόταση. Διαβάστε την, στη συνέχεια μεταβείτε στην πρόταση πριν από αυτήν. Με αυτόν τον τρόπο, θα εστιάσετε προσεκτικά σε κάθε πρόταση και θα βρείτε τυχόν λάθη.
• Διαβάστε την επιστολή φωναχτά. Τα μάτια μας τείνουν να διορθώνουν λάθη όταν διαβάζουμε σιωπηλά. Διαβάζοντας φωναχτά, μπορεί να σκοντάψετε σε ένα λάθος.

3 Στείλτε την επιστολή αν δεν σας πειράζει η καθυστερημένη παράδοση. Λόγω του όγκου των επιστολών που λαμβάνει η Γερουσία των Η.Π.Α. και των αυξημένων ανησυχιών ασφαλείας, χρειάζεται περίπου 1 μήνας για μια επιστολή να φτάσει στο γραφείο ενός γερουσιαστή μέσω ταχυδρομείου. Αν δεν είναι απαραίτητο να παραληφθεί η επιστολή σας το συντομότερο δυνατό (π.χ., επειδή αφορά μια αναθεώρηση συνθήκης που δεν θα συμβεί για αρκετούς μήνες), προχωρήστε και στείλτε την με κανονικό ταχυδρομείο.

• Αν θέλετε, μπορείτε να την στείλετε με συστημένη επιστολή με αίτημα επιστροφής απόδειξης. Η απόδειξη θα χρησιμεύσει ως απόδειξη ότι παραδόθηκε.
• Αν θέλατε να στείλετε μια επιστολή σε έναν ή και στους δύο γερουσιαστές από την Αριζόνα, θα χρησιμοποιούσατε τις εξής διευθύνσεις: Γερουσιαστής Κρίστεν Σινέμα, 317 Γραφείο Γερουσίας Χαρτ, Ουάσινγκτον, Δ.Κ. 20510; Γερουσιαστής Μάρκ Κέλι, 516 Γραφείο Γερουσίας Χαρτ, Ουάσινγκτον, Δ.Κ. 20510.

4 Στείλτε την επιστολή σας με φαξ για ταχύτερη παράδοση. Ένα φαξ θα φτάσει στο γραφείο του γερουσιαστή σας πολύ πιο γρήγορα από μια επιστολή που αποστέλλεται ταχυδρομικώς, και μπορεί επίσης να φαίνεται πιο ουσιαστικό από το να στείλετε σχόλια μέσω της ιστοσελίδας του γερουσιαστή σας. Βρείτε τον αριθμό φαξ στην σελίδα επαφής του γερουσιαστή σας και φροντίστε να συμπεριλάβετε ένα κάλυμμα.

• Για παράδειγμα, οι αριθμοί φαξ για τους γερουσιαστές της Αριζόνα είναι (202) 224-4521 για τη Γερουσία Κρίστεν Σινέμα και (202) 224-2235 για τη Γερουσία Μάρκ Κέλι.

5 Υποβάλετε σχόλια μέσω φόρμας ιστού αντί για κανονικό email. Οι γερουσιαστές συνήθως δεν παρέχουν διευθύνσεις email για σχόλια πολιτών. Αντίθετα, οι ιστοσελίδες τους παρέχουν φόρμες ιστού για να συμπληρώσετε με τα στοιχεία επικοινωνίας σας, το θέμα (συνήθως από μια αναπτυσσόμενη λίστα) και τα σχόλιά σας. Αν έχετε ήδη συντάξει μια επιστολή, αντιγράψτε το σώμα της και επικολλήστε το στο μπλοκ “σχόλια” στη φόρμα ιστού.

• Οι γερουσιαστές δημιουργούν και λειτουργούν τις δικές τους ιστοσελίδες. Ωστόσο, γενικά, θα σας ζητηθεί να παρέχετε το όνομά σας, τη διεύθυνση, τη διεύθυνση email, τον αριθμό τηλεφώνου, το θέμα των σχολίων σας και στη συνέχεια τα σχόλιά σας.
• Για παράδειγμα, θα υποβάλατε σχόλια στον γερουσιαστή της Αριζόνα Κρίστεν Σινέμα στο https://www.sinema.senate.gov/contact-kyrsten.
• Εναλλακτικά, θα υποβάλατε σχόλια στον γερουσιαστή της Αριζόνα Μάρκ Κέλι στο https://www.kelly.senate.gov/contact/contact-form/.

6 Διαβάστε την απάντησή σας. Συχνά, οι γερουσιαστές δεν απαντούν σε επιστολές. Ωστόσο, όταν το κάνουν, στέλνουν τυποποιημένες απαντήσεις. Μην προσβάλλεστε.

• Ελέγξτε αν ο Γερουσιαστής σας ψήφισε όπως θέλατε. Αν το έκανε, ευχαριστήστε τον στέλνοντας ένα γρήγορο σχόλιο μέσω της ιστοσελίδας τους. Οι γερουσιαστές συνήθως λαμβάνουν πολλές αρνητικές επιστολές, οπότε θα εκτιμήσουν την θετικότητα.