Si trabajas en una profesión que utiliza alguno de esos elementos, necesitas un manual de seguridad. También necesitarás un manual si tus empleados alguna vez tienen que proporcionar primeros auxilios o RCP a otros o practicar procedimientos de seguridad como simulacros de incendio o evacuaciones. Un buen manual de seguridad ayudará a asegurar que la dirección y los empleados estén en la misma página sobre quién es responsable de qué y cómo asegurarse de que tu negocio se mantenga seguro. Escribir uno puede parecer un poco complicado al principio, pero con una planificación cuidadosa, puedes hacer que el tuyo sea realmente efectivo.

Contenido

1 Haz una lista de todas las herramientas, materiales y responsabilidades para el plan de seguridad. Esto te ayudará a determinar qué necesitas incluir en tu manual y también te ayudará a asegurarte de que no olvides nada crítico. Dependiendo de la naturaleza de tu negocio, es posible que necesites producir una serie de manuales, cada uno de los cuales se centra en un área particular.

• Por ejemplo, si tienes una empresa que utiliza muchos productos químicos, necesitarás secciones sobre almacenamiento, manejo y transporte.
• Si tu empresa trabaja en la fabricación, podrías necesitar secciones sobre maquinaria pesada, herramientas manuales, gafas de seguridad y otros elementos.
• Recluta a los jefes de cada departamento para que te ayuden a compilar estas listas.

2 Investiga los estándares comunes en tu industria. Organizaciones como la Organización Internacional de Normalización (ISO) producen estándares para áreas como la gestión de riesgos y la gestión de la seguridad alimentaria. Estos estándares proporcionan un punto de partida para los manuales de seguridad de las empresas en estas áreas. Puedes encontrarlos en línea o contactando a estas organizaciones.

• La ISO y organizaciones similares ofrecen guías útiles sobre estándares para la producción, la seguridad alimentaria y muchas otras áreas de especialización.

3 Consulta las pautas de tu ciudad y estado para asegurarte de que cumples. Organizaciones gubernamentales como la Administración de Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA) pueden requerir manuales de seguridad para ciertas prácticas y procedimientos y también pueden estipular lo que, como mínimo, debe cubrir el manual. Contacta a tu consejo municipal local para preguntar sobre estas pautas y solicita una copia.

• No seguir estas regulaciones, y mucho menos no tener un manual donde se requiere, puede exponer a las empresas a demandas y, en algunos casos, a cargos criminales.

4 Incluye una sección sobre seguridad química si tu empresa las utiliza. Es realmente importante que uses los productos químicos exactamente como están destinados. Asegúrate de que tu manual incluya instrucciones sobre almacenamiento, uso, manejo y transporte. Puedes incluir secciones separadas sobre cada uno de estos temas.

• Si trabajas en un laboratorio científico, necesitarás asegurarte de que todos tus productos químicos estén debidamente etiquetados y mantenidos a las temperaturas correctas, por ejemplo. Tu manual debe cubrir todos esos protocolos.
• También cubre información sobre cómo transportar productos químicos a diferentes partes de tu edificio y a diferentes edificios, si corresponde.

5 Incorpora información sobre seguridad alimentaria si eso se aplica a tu negocio. Las empresas que fabrican o sirven alimentos definitivamente necesitan manuales de seguridad muy completos. Asegúrate de que tu manual tenga secciones sobre cómo preparar la comida, cómo almacenarla y cómo manejarla.

• Incluye gráficos importantes sobre pautas de temperatura y fechas de caducidad.
• También deberías incluir información de seguridad sobre el uso de equipos de grado profesional como mezcladoras y estufas.

6 Escribe un capítulo sobre procedimientos operativos estándar sin importar el tipo de negocio. No importa qué tipo de negocio dirijas, es una buena idea hacer saber a tus empleados qué hacer para asegurarse de que se mantengan seguros. Puedes escribir un manual de seguridad que incluya consejos generales de seguridad y explique claramente qué hacer en caso de una emergencia. Considera incluir secciones sobre eventos como:

• Incendio
• Desastre natural
• Tirador activo
• Fuga de gas
• Corte de energía

7 Indica quién es responsable de cada paso en el plan de seguridad. Una parte importante del manual es indicar quién necesita hacer qué. Para cada paso que incluyas, asegúrate de indicar quién es responsable. Cuando estés planificando e investigando el manual, decide quién es la mejor persona para manejar cada tarea.

• Por ejemplo, si estás escribiendo una sección sobre asegurarte de que los productos químicos se mantengan a la temperatura adecuada, asegúrate de anotar que es responsabilidad del supervisor de turno verificarlo cada hora.

8 Involucra a la dirección en la contribución al contenido del manual. Si bien la redacción real puede ser contratada a un escritor técnico con experiencia en la redacción de manuales de seguridad, será más aceptada dentro de la empresa si la dirección y los empleados están involucrados en su adopción. Anima a las personas a compartir sus ideas sobre qué aspectos de seguridad deben ser cubiertos. Pide a los gerentes que envíen sugerencias para diferentes secciones del manual y cómo debería estar organizado.

• Podrías realizar una reunión para recopilar comentarios, enviar un correo electrónico o incluso establecer una encuesta anónima para que las personas envíen sus respuestas.
• Solicita comentarios de los empleados sobre qué necesitan orientación. No sientas que necesitas aceptar consejos de todos, pero no estaría de más abrir esto a todos tus empleados. Intenta dar a todos la oportunidad de participar en una encuesta sobre qué tipo de información sería más útil en el manual.

Formato

1 Incluye una tabla de contenido al principio. Esto es importante sin importar qué tipo de negocio dirijas. Los empleados pueden consultar aquí para encontrar fácilmente lo que están buscando. Asegúrate de que los encabezados de las secciones sean claros, breves e incluyan números de página. Puedes incluir secciones como:

• Seguridad en el laboratorio
• EPP del empleado
• Procedimientos operativos
• Protocolos de limpieza
• Procedimientos de emergencia
• Mantenimiento de registros

2 Incluye plantillas de documentos de uso común para fácil acceso. Tu negocio probablemente requiere que los empleados mantengan muchos registros, como registros de transporte y de seguridad. Puedes mantener plantillas de estos formularios en el manual para que tus empleados siempre sepan dónde encontrarlos. Esto será especialmente útil si tienen acceso a copias electrónicas del manual.

• Podrías incluir un apéndice en el manual de seguridad que incluya documentos como registros de suministros, horarios de limpieza y horarios de reparación.
• Puedes actualizar estos documentos anualmente, o tan a menudo como sea necesario.

3 Haz copias electrónicas y en papel que se actualicen anualmente. Es una buena idea mantener ambos formatos para que los empleados siempre puedan acceder fácilmente al manual. Mantén copias en papel ubicadas en toda tu empresa, especialmente en áreas donde puedan ser útiles. Las áreas donde se almacenan herramientas y productos químicos son buenos lugares para mantener un manual visible. Mantén una versión electrónica del manual en el sitio web de tu empresa para que todos los empleados puedan acceder a ella en cualquier momento.

• Los estándares y pautas cambian, así que asegúrate de revisar y actualizar tu manual cada año. De esta manera, te asegurarás de que sea efectivo y relevante. Puede que no tengas que cambiar nada, pero es una buena idea revisarlo para asegurarte de que todo esté actualizado.
• El proceso de actualización puede incluir la realización de auditorías de seguridad regulares, la solicitud de comentarios de los empleados y mantenerse al día con las mejores prácticas y regulaciones en tu industria.

4 Usa un lenguaje que sea fácil de entender. Si bien los reguladores externos pueden examinar el manual para asegurarse de que se cubran todas las regulaciones apropiadas, no lo leerán día tras día como tus empleados podrían necesitar hacerlo. El manual debe estar escrito de manera que puedan entenderlo y seguirlo fácilmente. A medida que escribas, ten en cuenta lo siguiente:

• Usa oraciones cortas y párrafos breves con palabras simples.
• Escribe en voz activa.

5 Evita la jerga para que el manual sea accesible a todos los empleados. Trata de no usar términos complicados que solo los expertos entenderán. Está bien usar cualquier término técnico necesario correctamente, solo asegúrate de darles contexto y proporcionar definiciones simples y claras de lo contrario.

• Explica los acrónimos. Puedes tener una sección introductoria que enumere todos los acrónimos con sus definiciones o introducirlos en el texto con el término completo seguido de su acrónimo entre paréntesis y usar el acrónimo a partir de ahí.
• Explica los símbolos. Al igual que con los acrónimos, puedes tener una sección introductoria o explicar los símbolos a medida que aparecen a lo largo del manual.

6 Diseña el manual para que sea fácil de leer y entender. El diseño debe ayudar al lector a centrarse en los conceptos más importantes y debe ser consistente en todo el manual. Esto facilitará la comprensión de la información de seguridad importante y permitirá al lector encontrar fácilmente lo que está buscando. Intenta tener en cuenta lo siguiente:

• Usa encabezados y subtítulos para introducir temas, identificar subtópicos y agrupar bloques de texto.
• Coloca dibujos y el texto relacionado en la misma página siempre que sea posible.

7 Usa un estilo de fuente y un tamaño de punto legibles para facilitar la lectura. Para el texto impreso, el tamaño de 10 a 12 puntos es el mejor, con un tamaño de punto algo mayor para los encabezados. Los subtítulos pueden ser del mismo tamaño que el texto del cuerpo, pero destacados en negrita, cursiva o ambos.

• Usa texto negro sobre papel blanco para el mejor contraste entre el texto y el fondo. Los cuadros de texto sombreados pueden ser apropiados para llamadas y barras laterales siempre que aún haya suficiente contraste entre el texto y el fondo.