해당 항목을 사용하는 직업에서 일하는 경우 안전 매뉴얼이 필요합니다. 직원이 다른 사람에게 응급 처치나 CPR을 제공해야 하거나 화재 대피 훈련이나 대피 절차와 같은 안전 절차를 연습해야 하는 경우에도 매뉴얼이 필요합니다. 좋은 안전 매뉴얼은 경영진과 직원이 누가 무엇에 책임이 있는지, 그리고 비즈니스의 안전을 유지하기 위해 어떻게 해야 하는지에 대해 같은 입장을 취하도록 도와줍니다. 처음에는 작성하는 것이 조금 까다롭게 느껴질 수 있지만, 신중한 계획을 통해 효과적인 매뉴얼을 만들 수 있습니다.

목차

1 안전 계획을 위한 모든 도구, 자재 및 책임 목록을 작성하십시오. 이는 매뉴얼에 포함해야 할 내용을 결정하는 데 도움이 되며, 중요한 사항을 잊지 않도록 보장하는 데도 도움이 됩니다. 비즈니스의 성격에 따라 특정 분야에 초점을 맞춘 여러 개의 매뉴얼을 작성해야 할 수도 있습니다.

• 예를 들어, 화학 물질을 많이 사용하는 회사가 있다면 저장, 취급 및 운송에 대한 섹션이 필요합니다.
• 제조업에 종사하는 경우 중장비, 핸드 도구, 안전 고글 및 기타 항목에 대한 섹션이 필요할 수 있습니다.
• 모든 부서의 책임자를 모집하여 이러한 목록을 작성하는 데 도움을 받으십시오.

2 업계의 일반 기준을 조사하십시오. 국제 표준화 기구(ISO)와 같은 조직은 위험 관리 및 식품 안전 관리와 같은 분야에 대한 기준을 제정합니다. 이러한 기준은 이러한 분야의 회사 안전 매뉴얼을 위한 출발점을 제공합니다. 온라인에서 찾거나 이러한 조직에 문의하여 확인할 수 있습니다.

• ISO 및 유사한 조직은 생산, 식품 안전 및 기타 여러 전문 분야에 대한 기준에 대한 유용한 가이드를 제공합니다.

3 귀하의 도시 및 주 지침을 확인하여 준수하는지 확인하십시오. 산업안전보건청(OSHA)과 같은 정부 기관은 특정 관행 및 절차에 대한 안전 매뉴얼을 요구할 수 있으며, 매뉴얼이 최소한 무엇을 다루어야 하는지 명시할 수도 있습니다. 이러한 지침에 대해 문의하고 사본을 요청하려면 지역 시의회에 연락하십시오.

• 이러한 규정을 따르지 않거나 매뉴얼이 필요한 경우 매뉴얼이 없는 경우 회사는 소송에 노출될 수 있으며, 경우에 따라 형사 고발을 당할 수 있습니다.

4 회사가 화학 물질을 사용하는 경우 화학 안전에 대한 섹션을 포함하십시오. 화학 물질을 의도한 대로 정확히 사용하는 것이 매우 중요합니다. 매뉴얼에 저장, 사용, 취급 및 운송에 대한 지침이 포함되어 있는지 확인하십시오. 이러한 주제 각각에 대한 별도의 섹션을 포함할 수 있습니다.

• 과학 실험실에서 일하는 경우 모든 화학 물질이 적절하게 라벨이 붙어 있고 올바른 온도로 유지되는지 확인해야 합니다. 매뉴얼은 이러한 모든 프로토콜을 다루어야 합니다.
• 해당되는 경우 화학 물질을 건물의 다른 부분이나 다른 건물로 운송하는 방법에 대한 정보도 포함하십시오.

5 비즈니스에 해당하는 경우 식품 안전에 대한 정보를 포함하십시오. 음식을 제조하거나 제공하는 회사는 매우 철저한 안전 매뉴얼이 필요합니다. 매뉴얼에 음식 준비 방법, 저장 방법 및 취급 방법에 대한 섹션이 포함되어 있는지 확인하십시오.

• 온도 지침 및 유통 기한에 대한 중요한 차트를 포함하십시오.
• 믹서기 및 스토브와 같은 전문 장비를 사용할 때의 안전 정보도 포함해야 합니다.

6 비즈니스에 관계없이 표준 운영 절차에 대한 장을 작성하십시오. 어떤 유형의 비즈니스를 운영하든 직원들이 안전을 유지하기 위해 무엇을 해야 하는지 알리는 것이 좋습니다. 일반적인 안전 팁을 포함하고 비상 상황 발생 시 무엇을 해야 하는지 명확하게 설명하는 안전 매뉴얼을 작성할 수 있습니다. 다음과 같은 사건에 대한 섹션을 포함하는 것을 고려하십시오:

• 화재
• 자연 재해
• 활동 중인 총격범
• 가스 누출
• 정전

7 안전 계획의 각 단계에 대한 책임자를 명시하십시오. 매뉴얼의 중요한 부분은 누가 무엇을 해야 하는지를 명시하는 것입니다. 포함하는 각 단계에 대해 누가 책임이 있는지 명확히 하십시오. 매뉴얼을 계획하고 조사할 때 각 작업을 처리할 최적의 인물이 누구인지 결정하십시오.

• 예를 들어, 화학 물질이 적절한 온도로 유지되도록 하는 섹션을 작성하는 경우, 매시간 확인하는 것은 근무 중인 감독자의 책임임을 명시해야 합니다.

8 매뉴얼의 내용에 경영진을 참여시키십시오. 실제 작성은 안전 매뉴얼 작성에 경험이 있는 기술 작가에게 계약할 수 있지만, 경영진과 직원이 매뉴얼의 채택에 참여하면 회사 내에서 더 수용될 것입니다. 안전 측면에서 다루어야 할 사항에 대한 아이디어를 공유하도록 사람들을 격려하십시오. 관리자에게 매뉴얼의 다양한 섹션에 대한 제안과 구성 방법을 제출하도록 요청하십시오.

• 피드백을 수집하기 위해 회의를 열거나 이메일을 보내거나 익명 설문조사를 설정하여 사람들의 응답을 제출하도록 할 수 있습니다.
• 직원들이 어떤 부분에 대한 지침이 필요한지에 대한 피드백을 요청하십시오. 모든 사람의 조언을 받아들일 필요는 없지만, 모든 직원에게 이 기회를 열어주는 것은 나쁘지 않습니다. 매뉴얼에서 가장 유용할 정보에 대한 설문조사에 모든 사람에게 참여할 기회를 주도록 하십시오.

형식

1 시작 부분에 목차를 포함하십시오. 이는 어떤 유형의 비즈니스를 운영하든 중요합니다. 직원들은 여기에서 자신이 찾고 있는 것을 쉽게 찾을 수 있습니다. 섹션 제목을 명확하고 간결하게 작성하고 페이지 번호를 포함하십시오. 다음과 같은 섹션을 포함할 수 있습니다:

• 실험실 안전
• 직원 개인 보호 장비(PPE)
• 운영 절차
• 청소 프로토콜
• 비상 절차
• 기록 유지

2 쉽게 접근할 수 있도록 일반적으로 사용되는 문서의 템플릿을 포함하십시오. 귀하의 비즈니스는 직원들이 운송 및 안전 로그와 같은 많은 기록을 유지해야 할 수 있습니다. 이러한 양식의 템플릿을 매뉴얼에 보관하여 직원들이 항상 어디에서 찾을 수 있는지 알 수 있도록 하십시오. 이는 직원들이 매뉴얼의 전자 사본에 접근할 수 있는 경우 특히 유용할 것입니다.

• 안전 매뉴얼에 공급 로그, 청소 일정 및 수리 일정을 포함하는 부록을 포함할 수 있습니다.
• 이 문서는 매년 또는 필요에 따라 업데이트할 수 있습니다.

3 매년 업데이트되는 전자 및 종이 사본을 만드십시오. 직원들이 매뉴얼에 쉽게 접근할 수 있도록 두 가지 형식을 모두 유지하는 것이 좋습니다. 비즈니스 전반에 걸쳐 종이 사본을 배치하고, 특히 유용할 수 있는 영역에 두십시오. 도구와 화학 물질이 저장된 곳은 매뉴얼을 눈에 잘 띄게 보관하기 좋은 장소입니다. 모든 직원이 언제든지 접근할 수 있도록 회사 웹사이트에 매뉴얼의 전자 버전을 보관하십시오.

• 기준과 지침은 변경되므로 매년 매뉴얼을 검토하고 업데이트해야 합니다. 이렇게 하면 매뉴얼이 효과적이고 관련성이 있도록 보장할 수 있습니다. 아무것도 변경할 필요가 없을 수도 있지만, 모든 것이 최신인지 확인하기 위해 검토하는 것이 좋습니다.
• 업데이트 프로세스에는 정기적인 안전 감사 수행, 직원 피드백 요청, 업계의 모범 사례 및 규정에 대한 최신 정보 유지가 포함될 수 있습니다.

4 이해하기 쉬운 언어를 사용하십시오. 외부 규제 기관이 모든 적절한 규정이 포함되었는지 확인하기 위해 매뉴얼을 검토할 수 있지만, 직원들이 필요할 때 매일 읽지는 않을 것입니다. 매뉴얼은 직원들이 쉽게 이해하고 따를 수 있도록 작성되어야 합니다. 작성할 때 다음 사항을 염두에 두십시오:

• 짧은 문장과 짧은 단락을 사용하고 간단한 단어를 사용하십시오.
• 능동태로 작성하십시오.

5 모든 직원이 접근할 수 있도록 전문 용어를 피하십시오. 전문가만 이해할 수 있는 복잡한 용어를 사용하지 않도록 하십시오. 필요한 기술 용어를 올바르게 사용하는 것은 괜찮지만, 맥락을 제공하고 그렇지 않으면 간단하고 명확한 정의를 제공해야 합니다.

• 약어를 설명하십시오. 모든 약어와 그 정의를 나열하는 소개 섹션을 두거나, 본문에서 전체 용어를 소개한 후 괄호 안에 약어를 넣고 이후에는 약어를 사용하십시오.
• 기호를 설명하십시오. 약어와 마찬가지로 소개 섹션을 두거나 매뉴얼 전반에 걸쳐 기호를 설명할 수 있습니다.

6 매뉴얼을 쉽게 읽고 이해할 수 있도록 배치하십시오. 레이아웃은 독자가 가장 중요한 개념에 집중할 수 있도록 도와야 하며, 매뉴얼 전반에 걸쳐 일관성이 있어야 합니다. 이렇게 하면 중요한 안전 정보를 이해하기 쉬워지고 독자가 원하는 정보를 쉽게 찾을 수 있습니다. 다음 사항을 염두에 두십시오:

• 주제 소개, 하위 주제 식별 및 텍스트 블록 그룹화를 위해 제목과 부제목을 사용하십시오.
• 가능한 경우 그림과 관련된 텍스트를 같은 페이지에 배치하십시오.

7 읽기 쉬운 글꼴 스타일과 글자 크기를 사용하십시오. 인쇄된 본문 텍스트의 경우 10~12포인트 크기가 가장 좋으며, 제목에는 다소 큰 글자 크기를 사용하는 것이 좋습니다. 부제목은 본문 텍스트와 동일한 글자 크기를 사용할 수 있지만, 굵게, 이탤릭체 또는 둘 다로 설정하십시오.

• 텍스트와 배경 간의 최상의 대비를 위해 흰색 종이에 검은색 텍스트를 사용하십시오. 텍스트와 배경 간에 여전히 충분한 대비가 있는 한, 음영 처리된 텍스트 상자는 호출 및 사이드바에 적합할 수 있습니다.