Ak pracujete v profesii, ktorá používa niektorú z týchto položiek, potrebujete bezpečnostnú príručku. Budete tiež potrebovať príručku, ak vaši zamestnanci niekedy musia poskytovať prvú pomoc alebo CPR ostatným alebo praktizovať bezpečnostné postupy, ako sú požiarne cvičenia alebo evakuácie. Dobrá bezpečnostná príručka pomôže zabezpečiť, aby vedenie a zamestnanci boli na tej istej stránke o tom, kto je zodpovedný za to, čo a ako sa ubezpečiť, že vaše podnikanie zostane v bezpečí. Písanie jedného by sa mohlo na prvý pohľad zdať trochu zložitejšie, ale pri starostlivom plánovaní môžete urobiť váš skutočne efektívny.

Spokojnosť

1 Vytvorte zoznam všetkých nástrojov, materiálov a zodpovedností za plán bezpečnosti. Pomôže vám to určiť, čo musíte zahrnúť do svojej príručky, a tiež vám pomôže zaistiť, aby ste nezabudli na nič kritické. V závislosti od povahy vášho podnikania možno budete musieť vyrobiť sériu príručiek, z ktorých každá sa zameriava na konkrétnu oblasť.

• Napríklad, ak máte spoločnosť, ktorá používa veľa chemikálií, budete potrebovať sekcie o skladovaní, manipulácii a preprave.
• Ak vaša spoločnosť pracuje vo výrobe, možno budete potrebovať sekcie o ťažkých strojoch, vreckových nástrojoch, bezpečnostných okuliaroch a ďalších predmetoch.
• Prijímajte vedúcich všetkých oddelení, aby vám pomohol zostaviť tieto zoznamy.

2 Preskúmajte spoločné normy vo vašom odbore. Organizácie, ako je Medzinárodná organizácia pre štandardizáciu (ISO), produkujú normy pre oblasti, ako je riadenie rizík a riadenie bezpečnosti potravín. Tieto normy poskytujú počiatočné miesto pre bezpečnostné príručky spoločnosti v týchto oblastiach. Nájdete ich online alebo kontaktovaním týchto organizácií.

• ISO a podobné organizácie ponúkajú užitočné príručky týkajúce sa štandardov výroby, bezpečnosti potravín a mnohých ďalších oblastí špecializácie.

3 Vyhľadajte svoje mesto a štátne pokyny, aby ste sa uistili, že ste dodržiavali. Vládne organizácie, ako je napríklad správa bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci (OSHA), môžu vyžadovať bezpečnostné príručky pre určité postupy a postupy a môžu tiež stanoviť, čo musí manuál pokryť minimálne. Kontaktujte miestnu mestskú radu a požiadajte o tieto pokyny a požiadajte o kópiu.

• Nedodržanie týchto predpisov, nehovoriac o tom, že nemáte príručku, ak sa vyžaduje, môže vystaviť spoločnosti súdnym sporom av niektorých prípadoch trestné obvinenia.

4 Ak ich spoločnosť používa, uveďte časť o chemickej bezpečnosti. Je skutočne dôležité, aby ste používali chemikálie presne tak, ako sú určené. Uistite sa, že vaša príručka obsahuje pokyny na skladovanie, používanie, manipuláciu a prepravu. Na každú z týchto tém môžete zahrnúť samostatné časti.

• Ak pracujete vo vedeckom laboratóriu, musíte sa uistiť, že všetky vaše chemikálie sú správne označené a držané napríklad pri správnych teplotách. Vaša príručka by mala pokryť všetky tieto protokoly.
• Pokrývajte tiež informácie o tom, ako prepravovať chemikálie do rôznych častí vašej budovy a do rôznych budov, ak je to možné.

5 Zahrňte informácie o bezpečnosti potravín, ak sa to týka vášho podnikania. Spoločnosti, ktoré vyrábajú alebo podávajú potraviny, určite potrebujú veľmi dôkladné bezpečnostné príručky. Uistite sa, že vaša príručka má sekcie o tom, ako pripraviť jedlo, ako ho uložiť a ako ho zvládnuť.

• Zahrňte dôležité grafy o teplotných pokynoch a dátumoch exspirácie.
• Mali by ste tiež zahrnúť bezpečnostné informácie o používaní vybavenia profesionálneho stupňa, ako sú mixéry a kachle.

6 Napíšte kapitolu o štandardných prevádzkových postupoch bez ohľadu na vaše podnikanie. Bez ohľadu na to, aký typ podnikania prevádzkujete, je dobré informovať svojich zamestnancov, čo majú robiť, aby sa ubezpečili, že zostanú v bezpečí. Môžete napísať bezpečnostnú príručku, ktorá obsahuje všeobecné bezpečnostné tipy a jasne vysvetľuje, čo robiť v prípade núdze. Zvážte zahrnutie sekcií na udalosti, ako napríklad:

• Oheň
• Prírodná katastrofa
• Aktívny strelec
• Únik plynu
• Výpadok energie

7 Uveďte, kto je zodpovedný za každý krok v pláne bezpečnosti. Dôležitou časťou príručky je naznačujúca, kto musí urobiť čo. Pre každý krok, ktorý zahrniete, nezabudnite uviesť, kto je zodpovedný. Keď plánujete a skúmate príručku, rozhodnite sa, kto je najlepším človekom zvládnuť každú prácu.

• Napríklad, ak píšete sekciu o zabezpečení toho, aby sa chemikálie udržiavali pri správnej teplote, nezabudnite si uvedomiť, že je úlohou supervízora v službe, aby ste to každú hodinu skontrolovali.

8 Zapojte správu pri prispievaní k obsahu príručky. Zatiaľ čo skutočné písanie môže byť zmluvne uzavreté technickému spisovateľovi, ktorý má skúsenosti s písomnými bezpečnostnými príručkami, bude v spoločnosti akceptovanejší, ak bude manažment a zamestnanci zapojení do jeho adopcie. Povzbudzujte ľudí, aby sa podelili o svoje nápady o tom, aké bezpečnostné aspekty je potrebné pokryť. Požiadajte manažérov, aby predložili návrhy na rôzne časti príručky a ako by sa mali organizovať.

• Mohli by ste usporiadať stretnutie s cieľom zhromaždiť spätnú väzbu, poslať e -mail alebo dokonca nastaviť anonymný prieskum pre ľudí, aby predložili svoje odpovede.
• Vyžiadajte si spätnú väzbu od zamestnancov o tom, na čom potrebujú usmernenie. Nemáte pocit, že musíte prijať rady od všetkých, ale nebude bolieť, aby ste to otvorili všetkým vašim zamestnancom. Pokúste sa dať všetkým šancu zúčastniť sa prieskumu o tom, aké informácie by boli v príručke najužitočnejšie.

Formát

1 Zahrňte na začiatku obsah obsahu. To je dôležité bez ohľadu na to, aký typ podnikania prevádzkujete. Zamestnanci tu môžu skontrolovať, či ľahko nájdu všetko, čo hľadajú. Nezabudnite objasniť, stručne, stručne a uveďte čísla strán. Môžete zahrnúť oddiely ako:

• Laboratórna bezpečnosť
• Zamestnanec
• Prevádzkové postupy
• Čistiace protokoly
• Núdzové postupy
• Uchovávanie záznamov

2 Zahrňte šablóny bežne používaných dokumentov pre ľahký prístup. Vaša firma pravdepodobne vyžaduje, aby si zamestnanci vedú veľa záznamov, ako sú prepravné a bezpečnostné denníky. V príručke si môžete ponechať šablóny týchto formulárov, aby vaši zamestnanci vždy vedeli, kde ich nájsť. Bude to užitočné najmä, ak majú prístup k elektronickým kópiám príručky.

• Do bezpečnostnej príručky by ste mohli zahrnúť prílohu, ktorý obsahuje dokumenty, ako sú protokoly dodávok, plány čistenia a plány na opravu.
• Tieto dokumenty môžete aktualizovať ročne alebo tak často podľa potreby.

3 Vytvorte elektronické a papierové kópie, ktoré sa každoročne aktualizujú. Je dobré udržiavať oba formáty, aby zamestnanci mohli vždy ľahko získať prístup k príručke. Usmievajte papierové kópie umiestnené v celej vašej firme, najmä v oblastiach, kde by sa mohli hodiť. Oblasti, v ktorých sa ukladajú náradie a chemikálie, sú dobrým miestom na udržanie manuálneho viditeľného. Na webových stránkach vašej spoločnosti uchovávajte elektronickú verziu príručky, aby k nej kedykoľvek mali prístup všetci zamestnanci.

• Normy a pokyny sa menia, preto nezabudnite každý rok skontrolovať a aktualizovať príručku. Týmto spôsobom zabezpečíte, aby bol efektívny a relevantný. Možno nemusíte nič meniť, ale je dobré sa pozrieť, aby ste sa ubezpečili, že je všetko aktuálne.
• Proces aktualizácie môže zahŕňať vykonávanie pravidelných bezpečnostných auditov, získavanie spätnej väzby od zamestnancov a informovanie o najlepších postupoch a predpisoch vo vašom odbore.

4 Používajte jazyk, ktorý je ľahko pochopiteľný. Zatiaľ čo externé regulačné orgány môžu preskúmať príručku, aby sa zabezpečilo, že všetky príslušné nariadenia sú pokryté, nebudú ju čítať každý deň a deň, ako by to mohli potrebovať vaši zamestnanci. Príručka by mala byť napísaná, aby mohli ľahko porozumieť a sledovať ju. Keď píšete, majte na pamäti nasledujúce:

• Používajte krátke vety a krátke odseky jednoduchými slovami.
• Napíšte aktívnym hlasom.

5 Vyvarujte sa žargónu, aby bola príručka prístupná všetkým zamestnancom. Snažte sa nepoužívať komplikované výrazy, ktorým pochopia iba odborníci. Je v poriadku správne používať akékoľvek potrebné technické výrazy, jednoducho im poskytnete kontext a poskytnete jednoduché a jasné definície inak.

• Vysvetlite skratky. Môžete mať buď úvodnú sekciu, v ktorej sú uvedené všetky skratky so svojimi definíciami, alebo ich predstavia v texte s plným funkčným obdobím, po ktorom nasleduje jeho skratka v zátvorkách a potom použijete skratku.
• Vysvetlite symboly. Rovnako ako v prípade skratiek, môžete mať úvodnú časť alebo vysvetliť symboly tak, ako sa objavujú v príručke.

6 Uložte príručku, ktorá sa má ľahko prečítať a porozumieť. Rozloženie by malo pomôcť čitateľovi zamerať sa na najdôležitejšie koncepty a malo by byť konzistentné v celej príručke. To uľahčí pochopenie dôležitých bezpečnostných informácií a umožní čitateľovi ľahko nájsť, čo hľadajú. Pokúste sa pamätať na nasledujúce:

• Pomocou nadpisov a podnadpisov na predstavenie tém, identifikáciu podtód a skupinových textových blokov.
• Vložte výkresy a text, ktorý sa ich týka na tej istej stránke, ak je to možné.

7 Na ľahké čítanie použite čitateľný štýl písma a veľkosť bodu. Pre tlačený text tela je najlepšia veľkosť 10 až 12 bodov, s o niečo väčšia veľkosť bodu pre nadpisy. Podnadpisy môžu byť rovnaké ako veľkosť bodu ako text tela, ale vypínajú sa tučným písmom, kurzívou alebo oboma.

• Na najlepší kontrast medzi textom a pozadím použite čierny text. Zatienené textové schránky môžu byť vhodné pre popisy a bočné panely, pokiaľ je medzi textom a pozadím stále dostatočný kontrast.