幾乎是本月底，當我瀏覽日曆時，我在想：「本月我沒有完成那麼多。」
當然，我坐在這裡，經常感到跑步，但是看起來我沒有做任何「一無所有」。
這通常就是我每個月前的感覺，這也是我的團隊和我所指導的團隊中經常感受到的。
當我與他們交談時，他們表明他們沒有時間去做重要的事情。他們經常覺得自己沒有取得太多成就，他們的待辦事項清單不斷變得越來越大，甚至他們每月每天都在會議中坐著。
今天，我的經驗有所不同，我每個月都與組織和領導者合作，使他們能夠擁有自己的時間並選擇在哪裡度過。但是，讓我們先弄清楚您需要什麼，然後再了解詳細信息。
如果您是一個人：
- 不知道您開始一週時該怎麼辦
- 到本週末，您覺得自己還沒有取得進展，
- 您會因更多要求和要做的事情而分心，
- 您經常對要做的事情的數量感到不知所措（有時在您的腦海中），
- 您經常完成工作日，然後您還記得其他需要做的其他事情，並且您對不斷出現的事情感到壓力，
也許您是一個人：
- 努力找時間完成事情，
- 您花了幾個小時與團隊討論事情，但是沒有實際的時間來完成事情，
- 會議正在消耗您的幾週。
無論是第一個選項，第二個選項還是兩者都會引起您的共鳴，我都將分享這兩個示例的提示。
目的是積極主動，而不是反應性，並找到一種可以幫助您並且可以在一天內實施的方法。
「我沒有『一無所有』
如果第一種情況引起了您的共鳴，而您是一個經常覺得自己在一週初不知道該怎麼做的人，或者往往會因您必須做的多種請求和事情而分心，或者您不覺得您正在取得進步，這對您有好處。
我並不是說您必須實施所有這些，並完全按照我在這裡分享。
我建議您開始在下面提出的至少一件事，並試圖養成習慣。請記住，平均而言，要成為一種習慣大約需要2個月的時間。之後，您將有一個不同的故事可以告訴我。 :)
因此，這裡有一些有效的事情：
1.為大腦提供空間，以使用清單來集中精力。
第一個是從清單開始。
也許是每週清單，或項目清單或每月清單，但要自己製作一個清單。添加您一直知道的事情，並且您一直在腦海中彈跳，這樣您就不會忘記做它們並讓大腦休息一下。
只是知道您不必記住，而是遵循清單。您可以包括：
- 更新結果報告，本月有新的結果
- 乾淨的收件箱
- 審查上個月的成就，並將事情移至本月。
2.優先級並安排您的工作。
現在確定並創建必須完成的工作列表。
這不是要計劃您的月份；這更像是定義緊急情況，您的優先事項以及您必須交付的方式的一種方法。該模板將幫助您輕鬆記住您的優先事項。超出這些優先事項的任務將需要減少日常工作重點。
此外，這是一個好方法，可以在本月底之前完成一份您必須完成的事情並回到您所做的事情，這樣就不會感覺時間太快，而您沒有完成事物。
要介紹一些細節，這是您使用此模板的方式：
- 首先定義本月是否必須執行任何緊急情況。（緊迫的）
- 然後進入優先事項的2或3件事。您知道那些會花費您大部分時間和注意力，如果您遇到時間限制，則應將這些時間優先考慮。如果這些由您的經理定義，請與他們交談。（優先事項）
- 現在定義您必須交付的內容。在這裡，這與任務或開會無關；這是關於需要「完成」的實際事情。（完畢）
- 之後，您還可以考慮本月開始需要開始的事情，以便下個月的狀況良好。（開始）
- 將所有其他內容添加到「我的雷達部分上的內容」中。這些是您正在考慮的其他事情，它在您的腦海中掌握了心理能力。也許您想考慮的想法或將來想提出的事情，您不想忘記，但通常會妨礙您的優先事項，因為您對此感到興奮。寫下來。留在那裡。當它是正確的時間時，它將在那裡。（還有什麼？）
- 現在，像其他任何看板板一樣，您可以添加任務- 您要完成的工作要完成的工作，完成的工作！
該模板在NOVA中稱為看板+upd，可以供您使用。另外，當您將任務添加到看板部分並添加到期日期時，情況會更改顏色，以幫助您在視覺上優先考慮工作。
今天必須完成的任務將變成紅色，甚至沒有活動的任務將保持灰色，因此您暫時不會被它們分散注意力。
另一方面，如果您想評估要委派所有要做的事情，我建議使用KHE HY的10,000小時工作矩陣。考慮槓桿和技巧。將需要高技能水平的任務與那些不需要高技能的任務分開。
此外，當您完成準備月份（不應該花那麼長時間，大概每月15-45分鐘）時，您還可以考慮問自己的問題：
- 我可以刪除什麼來簡化我的工作？
- 我避免了什麼樣的事情？
- 我期待週一什麼？還有什麼？還有誰？能怎樣？
現在，讓我們參加會議。
會議。
整天會議。「我沒有時間完成事情！」
正如我在以前的幾篇文章中提到的那樣，會議還不錯。會議很棒。但是，您可能會過度使用他們的會議不應使用的事情。
- 更有生產力的會議的秘訣：3個改變遊戲的技巧
- 會議有點像溫度計。
會議還告訴您您的組織的情況。會議就像溫度計。如果您在會議上花費超過20-25％的時間，並且您不在直接銷售或客戶服務來接聽電話，那麼您的團隊和您的業務可能會顯示出一些症狀。您可以在此處閱讀有關此信息的更多信息：會議有點像溫度計。
這樣考慮：如果您在會議上花費太多小時，則可能是以下症狀：
- 缺乏信任，
- 缺乏管理人員委派的系統和流程，
- 團隊內部或整個部門缺乏流程，
- 缺乏對目標，期望，可交付成果，
- 缺乏數字化，
- 權力與控制領導，
- 缺乏團隊所有權，等等。
如果您想了解更多信息，可以閱讀這篇文章：會議有點像溫度計。
但是，讓我們討論一些解決方案，我將其保留給您決定對您有用的方法：
1.所有會議都需要議程。
2.不要邀請「每個人」參加您的會議。
當我問團隊為什麼邀請他們參加那次會議或如果需要他們時，他們經常說：「我不知道」或「有時他們對我有疑問」。
鼓勵您的團隊僅邀請那些在會議期間貢獻的人。那些需要告知發生的事情的人，請告知他們。
如果您想擺脫在工作一天的文化中，您和您的領導團隊將不得不進行一些小的調整。這並不難，但是要養成某種習慣需要60天的時間，因此領導團隊需要成為第一個這樣做60天的人，並鼓勵團隊遵循。
但是，你是怎麼做的？您如何確保孤島沒有做出決定？您如何確保人們不會錯過某些東西或誤解「您上次會議中的筆記」？
要求您的團隊邀請將為會議做出貢獻的團隊成員，並讓必須了解情況（或者您可能會向他們提出疑問）的人退出會議。換句話說，邀請您需要與之交談的人，討論做出決定或完成工作的事情。
要求您的團隊始終記下提及的內容以及會議中的決定。這些註釋需要包括以下內容：
- 更改或更新
- 風險，關注或併發症
- 時間表的延遲或更改
- 未得到答復的問題，也許其他人可以回答，以及討論的假設
- 決定和下一步
並不是所有這些都需要包括在內；當然，並非所有會議都觸及這些領域。但是，如果您確實談論發生的變化，疑慮或問題，那麼您將必須將其添加到會議結論中。
但是，您怎麼知道人們已經閱讀並通知他們是否不參加會議的一部分？您會開會以使人們負責或確保他們「知道」他們需要知道的東西一樣，您將成為一種有效的方式來確保人們保持了解。
在此示例中，我正在使用Nova；我不確定如何進行不同的操作，因此，如果您使用其他技術解決方案，則必須弄清楚如何將其轉化為其他技術。也許您只是隨著時間的推移將所有結論保留一個很長的文件，並有一種方法來跟踪人們的參與……這取決於您。
加上Nova的會議。您可以使用這樣的白板。
否則，您可以僅將列表會話用於會議，例如PI會議。
在這裡，您可以添加會議的主題，甚至可以為問題或疑慮提供部分。
無論您使用白板還是列表會話或任何其他格式，Nova始終都有一個稱為「結論」的部分。您可以在此處添加結論。另外，如果您想將您要複製為結論的人，則可以做到這一點。
現在，這是Nova的建造方式最好的事情。在項目或客戶空間等中，您可以連接會議和會議，以便將結論自動發送到下一次會議或會議，以便在下一次會議中或完成某件事的人會得到了解，並可以從該結論中獲取結論上次會議說他們不是一部分，所以他們什麼都不會錯過。
好的事情是，隨著時間的流逝和會議，或者在人們完成工作時，所有結論都會保存下來。此外，結論跨越了時間，以使人們了解並在需要時為他們提供所需的信息。
所以讓我們回顧一下！
您現在可以改變什麼？
- 詢問領導團隊和那些似乎從會議上精疲力盡的團隊成員，以幫助您通過瀏覽日曆，並邀請「必須」的人參加會議，並讓「需要通知」和「也許」的人出去會議。
- 始終以某種方式進行會議筆記，以幫助您未來的自我知道做出了哪些決定以及為什麼，以及您在會議期間提到的任何更改或風險。
- 在做出「新決定」之前，確保人們閱讀您的會議筆記，或者通過在工作前將這些結論添加到「預閱讀」區域中，以開始工作。
這是由Nova完成的，但是也許您可以找到一種手動方法來做到這一點。
我們推薦的第二件事是選擇何時舉行會議。
2.將您的一些會議移至異步會議。
更少的會議，更多的生產力和參與的協作。
我評估的大多數組織都有太多的會議，通常40-50％（有時甚至60％）可以不同步進行。將會議轉移到異步模式聽起來很可怕人們在場，合作似乎與我們感知會議的方式相關。
那麼您會議的真正目的是什么？
您是否正在嘗試檢查人們是否正在進步？
檢查是否還有其他您應該知道的？
讓人們相信您和您的團隊正在取得進步？
在這個世界上有很多談話，行動和結果勝於雄辯的世界！
取消您不需要的會議，然後將僅僅使人們對進度的可見性移動到更可擴展和可靠的方式，以檢查進度的方式，例如帶有任務的董事會或工作流程。您甚至可以在本週結束時發送一條消息，並說「本週[此]和[此]完成了『完工』，並在董事會或列表的鏈接下完成了所有即將到來的工作。
但是，可以將哪種類型的會議轉移到異步？
您應該如何有效地將會議變成異步會議？
讓我們介紹哪些會議是最好的同步或現場的，換句話說，您每天舉行的傳統會議，應該不同步進行（協作或共享信息，但每個人都可以在不同的時間檢查一下）。
這是一個快速概述。
會議最好保持同步（LIVE）：
- 團隊建設或1：1：一般而言，任何有助於團隊建立或建立關係的事物都需要作為傳統會議（同步會議）留下來。這也適用於與您不工作但要了解他們是誰並建立信任關係的客戶的第一次會議。
- 開球會議：開會的開會，目的是開始一個項目。在這些會議中，您經常解釋一些步驟，定義期望，並讓人們提出問題。有時，您還會有一些小型活動，以確保人們彼此了解以及他們所做的或負責。這些通常需要同步完成，因為在某種程度上，您正在介紹人們並在開始之前建立關係。這次會議也是一個很好的會議，以定義您的工作方式，例如，提及何時發生會議，以及您如何嘗試異步合作，這對他們意味著什麼以及他們可以期待什麼。
- 講習班：一次互動和協作會議，其中一群人正在經過一系列步驟來實現問題，解決問題或在會議期間一起研究項目。通常沒有單一的揚聲器；目標是提出問題或項目並共同努力。通常有一個促進者提出問題，指導對話並跟蹤時間。這裡的目標是共同努力，以在會議期間取得成就。這些類型的會議需要同步，以利用所有參與者之間的想法和問題的即時火花。為了有效地運行此問題，參與者通常必須了解問題，情況或其他主題。因此，參與者通常需要在加入這次會議之前仔細閱讀一些文檔，視頻，提案等。
- 快速通話和解決問題的電話：這些通常是很小的會議；由於人們正在遇到問題和多個問題，因此它往往會發生，而沒有以前的準備工作，而寫一條鬆懈的消息可能會導致在Slack中進行2小時的對話。為了避免這種情況並節省時間，您可以快速通話。這些通常是最有生產力的會議，因為問題或問題非常清晰，詳細，每個人都以目的感參加會議。我將在下面提到的會議很少的組織，但是這種類型的對話的時間段通常會顯示出健康的跡象，並且是一個不錯的成長場所。
現在，讓我們介紹一些有時您想要異步的人，而其他人則同步運行它們（Live）。取決於每個人的議程（如果他們已經有太多的會議），以及您最後一次見到這些人的時間。
例如，可以不同步或同步進行的會議是：
- 集思廣益會議：在構想階段的會議，團隊成員或多個團隊成員要求參與者分享其他想法。這些想法通常是原始的。這些會議可以同步進行（現場），因為由於其嬉戲的特徵，它通常會給人以「團隊建設」感。但是除此之外，根據我的經驗，異步往往會更好。因此，如果您已經與團隊有足夠的會議，則可能應該避免添加另一個會議，以共享初始想法。取而代之的是，將大部分的集思廣益會議異步移動。使用Loom來解釋概念或建議，並以您在會議期間的方式提出相同的問題。參與者可以對彼此的粘性筆記做出反應，您甚至可以在會議上添加截止日期。這裡的一個很好的提示是介紹每個人的答案，然後開會，您會以更多的選票來談論這些想法，以進一步定義每個人的知識。這樣，實際的會議是有效的，並著重於發展和使這些原始想法更多地參與決策。
- 簽到：這是一個會議，您的目標是檢查事物狀態或提供有關事物狀態的信息。這些會議中的太多可能意味著缺乏信任，責任制和所有權，團隊成員之間缺乏明確性，工作場所數字化差等。我會說，您每月可能有一個或兩個，甚至每2個月，但不需要更多。在Slack詢問中，將您的日常檢查變成自動消息：您今天在做什麼？有阻滯劑嗎？是否有重大更改或延遲？並將任何每週的登記室變成您在本週末發送的「消息」，並帶有指向所有任務和工作流程的鏈接，以便人們可以看到所做的事情，正在進行的事情，甚至是異步的會議。
- 信息會議：旨在告知正在改變或新事物或刪除的會議。通常只有一個或兩個人說話；很多人（傾向於邀請大批人，例如整個部門或團隊），只是傾聽。在這次會議期間，每個聽力的人通常都在多任務處理。組織舉行這些會議的原因是他們需要「那一群」的人，這就是他們知道自己在那裡並且被告知的方式。其他時候，當邀請多個部門且他們不經常見面時，這些會議是一個連接的地方。因此，如果這是一個一次會議，每2-3-4個月一次與人聯繫並具有協作和團隊建設方面，請保持其作為同步（直播）會議。否則，如果這是定期發生的，並且根本無法實現「團隊建設」的目的，請將其移至異步。這可能是移動異步的最簡單會議。您需要諸如Loom（免費替換為QuickTime或任何屏幕視頻平台）和NOVA之類的工具。拍攝屏幕的視頻，瀏覽信息，就像您在會議上介紹了信息一樣。在Nova中添加視頻鏈接，並提出問題並跟蹤誰觀看了它。最好的部分是您可以問「您如何看待這個新建議？」等人問題。「還有其他想法嗎？」 「你寧願a還是B？」如果有很多問題和疑慮，您可以安排一次會議來實際討論並與團隊做出決定，但是至少您不花30分鐘分享屏幕來提出「任何問題？」並在2秒後結束您的會議，因為沒有人甚至回答您的問題。
現在，您可以異步進行哪些會議，並且通常比現場表現更有效？
- 反饋會議：有意要求一群人尋求反饋的會議，以了解您是否朝著正確的方向前進，或者您是否有關於建議，設計或項目的事情。您通常希望避免將所有內容完成，然後不得不更改所有內容並重做所有工作，因為錯過了一些事情。如果在會議期間完成此操作，通常參與者需要考慮您正在解釋的內容，並且如果他們想到某事，他們稍後會回到您身邊。其他時候，人們會提供非常膚淺的反饋，因為他們在會議期間沒有足夠的時間來消化信息，而其他參與者在會議期間保持沉默。如果這次會議異步移動，那麼領導這次會議的人可以通過提出問題來獲得他們需要的答案來領導對話，並經常鼓勵參與者抽出時間來消化信息，並提供更多想像的想法和反饋。通常會減少您遇到的次數，風險和未來的工作。
- 批准請求會議：一次會議，以獲得批准的目標。與以前相同的是，人們通常會要求以後再去批准它在批准之前先考慮一下，而且問題通常是，如果在會議期間完成，就沒有被批准的記錄。如果做異步，則可以有效地完成並像魔術一樣工作。
- 新提案會議：會議以提出新的想法，策略或項目的目標。它們之所以更好，是因為異步類似於反饋會議。
如果您使用工具將會議異步移動，請查看NOVA以獲取更多信息。如果您對如何實施此操作有疑問，請隨時在下面評論；我很樂意分享我的經驗。
因此，讓我們再次回顧一下。
這是您如何控制時間來完成工作的方式：
- 避免邀請所有人參加您的會議。只邀請您想與之交談的人。讓任何需要告知的人。
- 在需要時，請保持會議結論，需要他們在需要的情況下遵循，但請始終保留筆記。
- 組織您的時間並確定工作的優先級。 （讓您的大腦休息一下！）
- 通過定義會議的目標並鼓勵人們詢問會議是如何參加的（在本次會議上評估）來領導更具富有成效的會議。示例：PI會議模板。
- 異步移動一些會議以有效地協作並以有效的方式工作。
- 詢問您的領導人（即使只是部門的一個領導者）以身作則，並養成這個習慣（60天）。
一旦您習慣了準備一週或一個月的準備時間，需要10分鐘，您每週將獲得7個小時以上的時間來完成工作。（每人最低7個小時！）
這就是從混亂到清晰的全部。
感到控制並準備應對下一個挑戰。
為什麼不從今天開始？