如果您從事使用這些物品的職業，您需要一本安全手冊。如果您的員工必須為他人提供急救或心肺復甦術，或進行消防演習或撤離等安全程序，您也需要一本手冊。一本好的安全手冊將幫助確保管理層和員工對誰負責什麼以及如何確保您的業務保持安全有相同的認識。撰寫一本手冊起初可能看起來有點棘手，但通過仔細的規劃，您可以使您的手冊真正有效。

內容

1 列出安全計劃中所有工具、材料和責任。 這將幫助您確定需要在手冊中包含的內容，並幫助您確保不會遺漏任何關鍵事項。根據您的業務性質，您可能需要製作一系列手冊，每本手冊專注於特定領域。

• 例如，如果您有一家使用大量化學品的公司，您將需要有關儲存、處理和運輸的部分。
• 如果您的公司從事製造業，您可能需要有關重型機械、手持工具、安全護目鏡和其他物品的部分。
• 招募每個部門的負責人幫助您編制這些清單。

2 研究您行業中的常見標準。 國際標準化組織（ISO）等組織為風險管理和食品安全管理等領域制定標準。這些標準為這些領域的公司安全手冊提供了一個起點。您可以在線查找或聯繫這些組織。

• ISO和類似組織提供有關生產、食品安全和許多其他專業領域的標準的有用指南。

3 查閱您所在城市和州的指導方針以確保合規。 職業安全與健康管理局（OSHA）等政府組織可能要求某些實踐和程序的安全手冊，並可能還會規定手冊必須涵蓋的最低內容。聯繫當地市議會以查詢這些指導方針並索取副本。

• 未能遵循這些規定，更不用說在需要的地方沒有手冊，可能會使公司面臨訴訟，甚至在某些情況下面臨刑事指控。

4 如果您的公司使用化學品，請包括化學安全部分。 確保您按照預期使用化學品是非常重要的。確保您的手冊包括有關儲存、使用、處理和運輸的指導。您可以在每個主題上包含單獨的部分。

• 例如，如果您在科學實驗室工作，您需要確保所有化學品都正確標籤並保持在正確的溫度。您的手冊應涵蓋所有這些協議。
• 如果適用，還要涵蓋如何將化學品運輸到建築物的不同部分和不同建築物的信息。

5 如果適用於您的業務，請納入食品安全信息。 生產或提供食品的公司確實需要非常詳細的安全手冊。確保您的手冊包含有關如何準備食物、如何儲存食物和如何處理食物的部分。

• 包括有關溫度指導和過期日期的重要圖表。
• 您還應包括有關使用專業級設備（如攪拌機和爐具）的安全信息。

6 無論您的業務類型如何，撰寫一章有關標準操作程序。 無論您經營什麼類型的業務，讓員工知道如何確保他們的安全都是一個好主意。您可以撰寫一本安全手冊，其中包括一般安全提示，並清楚解釋在緊急情況下該怎麼做。考慮包括以下事件的部分：

• 火災
• 自然災害
• 持槍襲擊者
• 煤氣洩漏
• 停電

7 指明安全計劃中每個步驟的責任人。 手冊的一個重要部分是指明誰需要做什麼。對於您包含的每個步驟，請確保指明誰負責。在規劃和研究手冊時，決定誰是處理每項工作的最佳人選。

• 例如，如果您正在撰寫有關確保化學品保持在適當溫度的部分，請確保註明這是值班主管每小時檢查的工作。

8 讓管理層參與手冊內容的貢獻。 雖然實際撰寫可能會委託給有經驗的技術作家，但如果管理層和員工參與其採納，將更容易被公司接受。鼓勵人們分享他們對需要涵蓋的安全方面的想法。請求經理提交不同部分的建議以及手冊的組織方式。

• 您可以舉行會議以收集反饋，發送電子郵件，甚至設置匿名調查讓人們提交他們的回應。
• 徵求員工對他們需要指導的內容的反饋。不要覺得您需要接受每個人的建議，但讓所有員工都有機會參與調查，了解哪些信息對手冊最有幫助，這樣做是沒有壞處的。

格式

1 在開頭包含目錄。 這對於您經營的任何類型的業務都是重要的。員工可以在這裡輕鬆找到他們所尋找的內容。確保標題清晰、簡潔，並包含頁碼。您可以包括以下部分：

• 實驗室安全
• 員工個人防護裝備
• 操作程序
• 清潔協議
• 緊急程序
• 記錄保存

2 包含常用文件的模板以便於訪問。 您的業務可能要求員工保留大量記錄，例如運輸和安全日誌。您可以在手冊中保留這些表格的模板，以便員工隨時知道在哪裡找到它們。如果他們可以訪問手冊的電子副本，這將特別有幫助。

• 您可以在安全手冊中包含附錄，其中包括供應日誌、清潔計劃和維修計劃等文件。
• 您可以每年更新這些文件，或根據需要進行更新。

3 製作電子和紙質副本，每年更新。 保留這兩種格式是個好主意，以便員工始終可以輕鬆訪問手冊。將紙質副本放置在業務的各個地方，特別是在可能派上用場的區域。工具和化學品儲存的區域是放置手冊的好地方。將手冊的電子版本放在公司網站上，以便所有員工隨時訪問。

• 標準和指導方針會變化，因此請確保每年審查和更新您的手冊。這樣可以確保其有效性和相關性。您可能不需要更改任何內容，但查看以確保所有內容都是最新的總是個好主意。
• 更新過程可以包括進行定期的安全審核、徵求員工的反饋，以及保持與行業最佳實踐和法規的最新狀態。

4 使用易於理解的語言。 雖然外部監管機構可能會檢查手冊以確保涵蓋所有適當的法規，但他們不會像您的員工那樣日復一日地閱讀它。手冊應該寫得讓他們能夠輕鬆理解和遵循。在撰寫時，請記住以下幾點：

• 使用簡短的句子和段落，並使用簡單的單詞。
• 使用主動語態。

5 避免行話，以便手冊對所有員工都可訪問。 儘量不要使用只有專家才能理解的複雜術語。正確使用任何必要的技術術語是可以的，只需確保提供上下文，並提供簡單、清晰的定義。

• 解釋縮寫。您可以在引言部分列出所有縮寫及其定義，或在文本中引入它們，並在括號中跟隨其縮寫，之後使用該縮寫。
• 解釋符號。與縮寫一樣，您可以有一個引言部分，或在手冊中出現時解釋符號。

6 將手冊佈局設計為易於閱讀和理解。 佈局應該幫助讀者專注於最重要的概念，並在整個手冊中保持一致。這將使理解重要的安全信息變得容易，並允許讀者輕鬆找到他們所尋找的內容。請記住以下幾點：

• 使用標題和副標題來介紹主題、識別子主題和分組文本塊。
• 在可能的情況下，將圖畫和相關文本放在同一頁上。

7 使用可讀的字體樣式和字號以便於閱讀。 對於印刷的正文，10到12點的字號最佳，標題可以使用稍大的字號。副標題可以與正文相同的字號，但以粗體、斜體或兩者的形式突出顯示。

• 使用黑色文本在白色紙張上以獲得最佳的文本與背景對比。陰影文本框可能適合用於提示和側邊欄，只要文本與背景之間仍然有足夠的對比。